Zakładając Arteneo w 2007 roku chciałem przede wszystkim nieść pomoc swoim klientom, doradzać, konsultować oraz dzielić się swoim doświadczeniem po to aby innym też się udało. Od samego początku prowadzenia mojej działalności staram się uświadamiać ludzi jak ważne jest dokładne określenie potrzeb i funkcjonalności systemu IT, który ma wspierać ich biznes. Teraz po 8 latach prowadzenia własnego biznesu nadal bardzo często spotykam się z tym, że ludzie zgłaszając się do mnie lub Ci, których ogłoszenia znajduje w sieci, opisują swój pomysł na biznes w 2-3 zdaniach, które przyjdą im do głowy w chwili, gdy o tym pomyśleli i na tej podstawie proszą o dokonanie dla nich wyceny realizacji takiego projektu.
Bardzo zabawnym i jednocześnie dość smutnym jest dla mnie kolejny etap, czyli telefoniczna rozmowa z tym człowiekiem, a on mówi mi, że jest szczerze zdziwiony ilością zgłoszeń oraz szerokością przedziałów cenowych w nim zawartych. Zapytany jednak o to, dlaczego nie pomyślał o sporządzeniu SW (specyfikacji wymagań) odpowiada krótko, że uważał to za stratę cennego czasu. Niewielu niestety łączy to z kwestią marnowania czasu podczas kolejnych etapów, jeśli nie wyboru odpowiedniego wykonawcy to na pewno realizacji ich projektu.
Rozmawiając z klientem, a w zasadzie tłumacząc mu, dlaczego SW jest tak ważne już na początku prowadzenia rozmów oraz przed podpisaniem umowy staram się zwrócić jego uwagę na moment realizacji projektu i mogące pojawić się wtedy pytania bądź nieścisłości, które i tak będzie trzeba dopracować i odpowiednio ustalić. Moim zdaniem możemy mówić o zmarnowanym czasie dopiero, kiedy programista utknie w martwym punkcie bo nie będzie wiedział w którą stronę pójść tak aby zadowolić klienta, klient natomiast będzie się denerwował z powodu opóźnień, które taki problem spowodował. Przecież wystarczy się zastanowić w jak wielu sytuacjach w czasie trwania projektu powraca się do zapisywania wymagań: planowania, projektowania, realizacji, delegowania, zmian, testowania, odbioru etc. Po takim wstępie pytam klienta raz jeszcze czy nadal uważa, że SW to strata czasu skoro będzie można go później nadrobić (i to z nawiązką!), co więcej dzięki dobrze sporządzonej specyfikacji wymagań, jakość realizacji danego projektu znacznie wzrasta! W tym momencie widząc uśmiech na Twarzy mojego rozmówcy i ja zaczynam być zadowolony widząc, że klient i ja zaczynamy nadawać na tych samych falach.
Niestety, nie wszyscy to rozumieją. Większość opisuje swój projekt w kilku zdaniach nie zastanawiając się zbytnio nad tym wcześniej. Jakie mogą być tego skutki? Zaczynając od nieprecyzyjnych i niejednoznacznych wymagań dotyczących funkcjonalności całego projektu, kończąc na znacznie wyższych kosztach jego realizacji, stracie czasu i nerwów. Oczywiście stworzenie dedykowanego serwisu bez uprzedniej SW jest możliwe, ale związane jest to z znacznym zwiększeniem wykonywanej pracy, czasu, a przede wszystkim bólem głowy, o który może przyprawić czytanie w myślach naszych klientów. Co gorsza takie pomysły nie zawsze jednak spotykają się z zadowoleniem i poczuciem spełnienia potrzeb i celów zamawiającego. Po co zatem marnować czas, pieniądze i zdrowie skoro można tego uniknąć w bardzo prosty sposób.
Jak zatem odpowiednio opisać wymagania, aby ułatwić sobie życie w przyszłości? Na początku należy zadać sobie pytanie – do czego będą nam one potrzebne? W praktyce dość często stosowanym rozwiązaniem jest rozpisanie SW z racji wymogów umowy. Czyli wypisanie wszelkich funkcjonalności, na których zależy klientowi i rozpisaniu ich na czynniki pierwsze. W ten sposób już na samym początku będziemy wstanie wraz z klientem odrzucić funkcjonalności, które nie będą miały sensu lub nikt z nich nie skorzysta i ewentualnie dodanie takich, bez których dany serwis nie byłby w stanie poprawnie funkcjonować.
Niestety nie każda firma i nie każda osoba zamawiająca z zaangażowaniem i skupieniem odda się analizie dziesiątek stron dokumentacji projektu. Po co zatem w ogóle zawracać sobie tym głowę? Jako klient wiesz, co konkretnie dostaniesz, wiesz ile będzie to kosztowało (brak niespodziewanych problemów i nadzwyczajnych kosztów), znasz datę zakończenia projektu oraz warunki przyjęcia systemu. Jako osoba realizująca zlecenie te wymagania bardzo Ci się przydadzą –zaczynając od etapu planowania poprzez projektowanie, realizację, zmiany i testowanie kończąc na oddaniu projektu klientowi.
O czym warto pomyśleć podczas sporządzania specyfikacji wymagań? Nie ma jednego prawidłowego szablonu. Firmy IT podchodzą do tego zagadnienia w różny sposób. Moja firma dba przede wszystkim o to aby w sporządzonej specyfikacji wymagań znalazły się miedzy innymi takie punkty jak:
a) spójność wymagań funkcjonalnych
b) wydajność wymagań funkcjonalnych
c) możliwości planowanego rozwoju systemu w dalszych etapach
d) proponowany poziom zabezpieczeń systemu informatycznego
e) zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych - możliwość uzyskania wpisu w GIODO
f) koszty utrzymania systemu informatycznego na środowisku hostingowych
To jednak nie wszystko! Jeśli chcesz wiedzieć więcej, albo masz pomysł na biznes, rozważasz jego realizację ale boisz się podjąć kolejny krok to zadzwoń lub napisz do nas. Chętnie doradzimy i podzielimy się naszym bogatym doświadczeniem. A jeśli się sobie spodobamy to cóż, świat stoi przed nami otworem!
Pozwól sobie pomóc – zadbaj o swój biznes!
Arteneo – Przyjazne IT
